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中层经理人培训之《高效会议秘诀》PPT下载

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中层经理人培训之《高效会议秘诀》PPT下载,PPT作者:布衣公子;
中层经理人培训之《高效会议秘诀》PPT内容:
1、会议概述
2、会议为什么低效
3、如何提高会议效能
第一章:会议概述
会议是一种群体沟通的方式。会议的意思就是人们聚集在一起,围绕特定主题进行讨论、交流的活动。
会议起源,人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年,大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领,庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说,会稽山原名茅山,因召开此会而更名。公元前 681 年,齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国,在北杏会盟,首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高,齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此,齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少?从中央到地方一年要开多少会?这是一个无法统计的数字。《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息:1999年, 北京只有一二百家服务于会展的专业公司,而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司,形成了滋生腐败的温床。2011年,中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布,蓝皮书指出,目前我国每年举办的各种会议多达几千万个,年均增长20%。
在白领中,会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言,在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事,似乎每天都有开不完的会。2011年,中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心,对2223人进行的一项调查显示,53.6%的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。
具体而言,57.4%的人每星期平均开会2次以上。受访者中,40.8%的人是企业职员,300%的人是事业单位员工,12.9%的人是政府机关工作人员。另外,只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义,而剩余的大多数白领均表示厌烦开会,甚至有人为此变成职场“恐会族”。
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先请各位管理者思考一下?会议有哪些成本?
一家公司会不会开会,决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行,决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看,“文山会海”的成本是:会议成本、时间成本、效益成本、机会成本。
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第二章:会议为什么低效?
《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话:“任何会议都是要么富有成效,要么纯粹浪费时间,二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费,而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满,使大家心生倦怠感,从而降低团队的凝聚力。
1、会议前缺乏准备
没有提前准备好会场、开会设施(比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔)、会议讨论材料、会议签到表等。
开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习;
没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等
2、会议中缺乏控制
没有严格按照会议的议程进行
气氛紧张、压抑,未能很好地鼓励大家积极发言;或领导者一言堂,没有发掘出全体与会人员的智慧。
未能很好地围绕主题进行讨论或发言,出现闲谈或跑题现象。
未能很好地控制时间,如未能及时开始或拖沓、冗长,未能及时结束。
与会者相互间争吵的厉害,未能很好地尊重相互的意见,甚至出现人身攻击的现象。
议而不决,没有形成有效的决策。
3、会议后缺乏跟踪
会议结束后,未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪,这样的会议也几乎是无任何意义的!
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